Politique de confidentialité
Outil de réponse aux appels d'offres publics — Hupsoo Conseil
Cette page décrit les données que l'outil traite, pourquoi, pendant combien de temps, et comment exercer ses droits. Elle est accessible sans compte : les personnes dont les données figurent dans les pièces d'un dossier — un salarié cité dans une attestation d'effectifs, un signataire figurant sur un extrait KBIS — n'ont pas d'accès à l'outil et doivent pouvoir s'informer.
Qui est responsable
Hupsoo Conseil, responsable du traitement. Contact : hupsooconseil@gmail.com.
Ce qui est traité, et pourquoi
Gérer l'abonnement à l'outil : identifier le souscripteur, le niveau d'offre retenu et l'état du compte.
- Base légale
- Exécution du contrat d'abonnement (art. 6.1.b) et obligations comptables (art. 6.1.c).
- Personnes concernées
- Le représentant du souscripteur — entreprise du bâtiment répondant pour elle-même, ou cabinet de réponse aux appels d'offres suivant plusieurs sociétés.
- Données traitées
- raison sociale du souscripteur
- adresse électronique de contact
- offre souscrite et état de l'abonnement
- règlements constatés : montant, période couverte, moyen et référence — aucune donnée bancaire
- Destinataires
- L'éditeur de l'outil, pour la gestion des abonnements et la facturation.
- Durée de conservation
- Le temps de l'abonnement, puis la durée légale de conservation des pièces comptables.
Ouvrir et contrôler l'accès à l'outil pour les personnes habilitées du cabinet et de ses entreprises clientes.
- Base légale
- Exécution du contrat de prestation (art. 6.1.b) et obligation de sécurité (art. 32).
- Personnes concernées
- Utilisateurs de l'outil : collaborateurs du cabinet, référents désignés chez les entreprises clientes.
- Données traitées
- identifiant de connexion
- empreinte du mot de passe (argon2id, jamais le mot de passe lui-même)
- entreprises auxquelles le compte donne accès
- Destinataires
- Le cabinet, pour l'administration des comptes.
- Durée de conservation
- Le temps du contrat, puis suppression du compte.
Constituer le dossier permanent de l'entreprise cliente (identité, capacités, références, qualifications) pour produire ses candidatures et ses mémoires techniques.
- Base légale
- Exécution du contrat de prestation (art. 6.1.b).
- Personnes concernées
- Dirigeants, signataires et salariés cités dans les pièces déposées par l'entreprise.
- Données traitées
- identité et fonction du représentant légal
- données d'identification de la société (SIRET, adresse, capital, immatriculation)
- effectifs, qualifications et attestations
- références de chantiers
- toute donnée figurant dans les pièces déposées par l'entreprise elle-même
- Destinataires
- Le cabinet, pour la préparation des dossiers.
- L'acheteur public destinataire, pour les seules pièces que l'entreprise décide de déposer.
- Durée de conservation
- Le temps du contrat. À sa fin, effacement complet sur demande ou au plus tard un an après le dernier dossier.
Recueillir auprès de l'entreprise cliente, par un lien personnel et temporaire, les pièces et les informations nécessaires à ses candidatures — sans qu'elle ait à créer un compte.
- Base légale
- Exécution du contrat de prestation (art. 6.1.b).
- Personnes concernées
- Le dirigeant ou la personne désignée par l'entreprise pour remplir la fiche, et les personnes citées dans ses réponses.
- Données traitées
- réponses saisies dans la fiche (organisation, moyens, chiffres, personnel désigné)
- identifiants et mots de passe des comptes de l'entreprise sur les plateformes d'acheteurs publics, lorsqu'elle choisit de nous les confier
- date et heure des ouvertures du lien
- Destinataires
- Le cabinet, pour la préparation des dossiers.
- Les plateformes d'acheteurs publics, lorsque le cabinet s'y connecte au nom de l'entreprise et sur son mandat.
- Durée de conservation
- Le lien expire au bout de trente jours et peut être annulé à tout moment. Les identifiants sont conservés le temps du contrat, puis effacés — l'effacement est confirmé par écrit à l'entreprise.
Suivre les consultations traitées : analyse du dossier de consultation, fiche Go/No-Go, pièces produites.
- Base légale
- Exécution du contrat de prestation (art. 6.1.b).
- Personnes concernées
- Personnes citées dans les pièces du marché et dans les dossiers produits.
- Données traitées
- référence, objet et acheteur de la consultation
- dates et statut du dossier
- journal du traitement et documents produits
- Destinataires
- Le cabinet et l'entreprise concernée.
- Durée de conservation
- Espaces de travail : purgés automatiquement. Fiche de suivi de la consultation : conservée le temps du contrat.
Signaler à l'entreprise les consultations publiées qui correspondent à son métier, y compris les marchés à procédure adaptée diffusés uniquement sur un profil d'acheteur.
- Base légale
- Exécution du contrat de prestation (art. 6.1.b).
- Personnes concernées
- Aucune personne physique n'est visée : les avis concernent des acheteurs publics et des marchés. Un nom de contact peut figurer dans le texte d'un avis reçu.
- Données traitées
- objet, acheteur, référence et date limite de la consultation
- lien vers l'avis sur la plateforme
- sous-adresse de réception, qui désigne l'entreprise
- Destinataires
- Le cabinet et l'entreprise concernée.
- Durée de conservation
- Les avis sont conservés le temps du contrat ; un avis dont la date limite est passée n'est plus affiché.
Tracer les accès et les actions sensibles (dépôt, validation, création d'entreprise, purge, consentement) pour pouvoir établir qui a fait quoi en cas d'incident.
- Base légale
- Obligation de sécurité du responsable de traitement (art. 32) et intérêt légitime (art. 6.1.f).
- Personnes concernées
- Utilisateurs de l'outil.
- Données traitées
- identifiant du compte
- horodatage
- nature de l'action et objet visé
- adresse IP le cas échéant
- Destinataires
- Le cabinet, pour l'administration et la sécurité.
- Durée de conservation
- Un an, conformément à la recommandation de la CNIL sur la journalisation.
Combien de temps
Les espaces de travail — le dossier de consultation déposé et le dossier produit — sont effacés automatiquement 7 jours après leur création.
Les pièces déposées dans l'espace d'une entreprise ne sont pas concernées par cette purge : elles constituent son dossier permanent et sont conservées le temps du contrat, puis effacées sur demande ou au plus tard un an après le dernier dossier traité.
À qui les données sont transmises
Les données ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées à des fins publicitaires. En dehors des acheteurs publics destinataires des pièces que l'entreprise décide de déposer, seuls interviennent les prestataires suivants :
Contabo GmbH
- Rôle
- Hébergement du serveur
- Lieu de traitement
- Allemagne (Union européenne)
- Données transmises
- L'ensemble des données de l'outil, au repos sur le serveur.
- Garanties
- Hébergement dans l'Union européenne. Aucun transfert hors UE.
Anthropic PBC — facultatif, refusable par l'entreprise
- Rôle
- Rédaction assistée du mémoire technique (service Claude)
- Lieu de traitement
- États-Unis
- Données transmises
- Les éléments nécessaires à la rédaction : objet de la consultation, exigences de l'acheteur, fiche de l'entreprise. Les pièces déposées dans l'espace entreprise ne sont pas transmises.
- Garanties
- Clauses contractuelles types de la Commission européenne. Transmission limitée à la durée du traitement, sans conservation à des fins d'entraînement. Chaque entreprise peut refuser ce transfert : l'outil produit alors le dossier complet sans rédaction assistée.
Cookies et mesure d'audience
L'outil dépose un seul cookie, strictement nécessaire au maintien de la session ouverte après connexion. Il ne sert à aucun suivi. Il n'y a ni mesure d'audience, ni traceur publicitaire, ni ressource chargée depuis un site tiers : aucun consentement n'est donc requis.
Vos droits
- Accès — Obtenir la copie des données détenues sur soi. L'outil exporte le dossier complet d'une entreprise, pièces déposées comprises.
- Rectification — Corriger une donnée inexacte. Les informations extraites des documents sont de toute façon soumises à validation avant tout emploi.
- Effacement — Obtenir la suppression des données. L'effacement d'une entreprise supprime ses pièces sur le serveur et toutes ses lignes en base.
- Limitation — Demander le gel d'un traitement le temps d'une contestation.
- Portabilité — Récupérer ses données dans un format lisible et réutilisable : l'export est une archive des fichiers d'origine et d'un relevé JSON.
- Opposition — S'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, et notamment refuser la transmission au service de rédaction assistée.
Effacement et sauvegardes. Un effacement demandé est appliqué immédiatement au système en service : les pièces sont supprimées du serveur et les enregistrements de la base sont détruits. Les sauvegardes constituées avant la demande conservent les données jusqu'à leur rotation, soit 14 jours au plus. Elles sont chiffrées, ne sont jamais consultées en exploitation courante, et ne sont restaurées qu'en cas d'incident — auquel cas l'effacement est réappliqué.
Pour les exercer, écrire à hupsooconseil@gmail.com. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois. Une pièce d'identité peut être demandée en cas de doute sérieux sur l'identité du demandeur.
Toute personne peut introduire une réclamation auprès de la CNIL — 3 place de Fontenoy, 75007 Paris — www.cnil.fr.
Sécurité
L'accès est protégé par mot de passe, dont seule une empreinte est conservée. Les échanges sont chiffrés (HTTPS). Chaque compte ne voit que les entreprises qui lui sont attribuées. Les actions sensibles sont inscrites dans un journal en écriture seule. Les sauvegardes sont chiffrées et leur restauration est testée.